就業規則違反で社員を解雇できる？懲戒解雇の要件と手続きを弁護士が解説

従業員が無断欠勤や情報漏洩、ハラスメントといった問題行動を起こしたとき、「就業規則違反を理由に解雇できるのか」と悩む経営者の方は少なくありません。しかし、就業規則に違反したからといって、直ちに解雇が認められるわけではなく、法律上求められる要件や手続きを踏まなければ、その解雇は無効と判断されるリスクがあります。

本記事では、就業規則の基本的な役割から、就業規則違反があった場合に企業が取るべき対応手順、懲戒解雇が有効となるための要件、そして解雇に踏み切るまでに企業が検討すべきステップまで、企業側の労働問題を数多く取り扱う弁護士が分かりやすく解説します。

就業規則とは

就業規則の意味と作成義務

就業規則とは、労働者の給与や労働時間といった労働条件、労働者が遵守すべき職場内の規律やルールなどをまとめた規則のことをいいます。

常時10人以上の従業員を使用する使用者は、労働基準法第89条の規定により、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出なければならないとされています。就業規則を変更する場合も同様に、所轄の労働基準監督署長への届出が必要です。

ただし、労働基準監督署への届出がなかったとしても、それだけで就業規則が無効となるわけではありません。

就業規則の周知が重要な理由

就業規則が有効なものとして機能するためには、届出の有無よりも、就業規則が従業員に周知されているか否かがポイントになります（労働基準法106条1項）。周知の方法としては、以下の3つが定められています（労働基準法施行規則52条の2）。

1. 就業規則を常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること
2. 書面を労働者に交付すること
3. 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること

当事務所で推奨している方法
就業規則を管理している場所やフォルダ名を、毎月交付する給与明細の備考欄に記載しておく方法です。従業員が必要なときにいつでも確認できる状態を作ることで、周知性を確保しやすくなります。

就業規則が必要とされる3つの理由

常時10人以上の従業員を雇用する企業には就業規則の作成義務がありますが、就業規則が必要とされる理由はそれだけではありません。

• 懲戒処分を行うため：従業員が無断欠勤やハラスメント等の非違行為に及んだ場合に懲戒処分を行うには、就業規則に処分の対象となる行為（懲戒事由）と処分の内容を規定しておく必要があります。懲戒規定がなければ、従業員は自身の行為に対してどのような処分がなされるか予測できず、不意打ちになってしまいます。
• 年次有給休暇の計画的付与・時季指定を行うため：年次有給休暇の計画的付与や時季指定を行うためには、就業規則にその根拠規定が必要です。
• 助成金の受給要件を満たすため：一部の助成金の申請では、就業規則を作成しているだけでなく、その内容が助成金の受給要件にマッチしたものである必要があります。

就業規則違反にあたる行為の例

企業は、従業員が就業規則に反する行為に及んだ場合には、懲戒処分を検討します。就業規則違反にあたる行為としては、以下のようなものが挙げられます。

• 正当な理由のない無断遅刻・無断欠勤
• セクハラ、パワハラ、カスハラといったハラスメント行為
• 経歴詐称
• 会社の機密情報の流出
• タイムカードの不正打刻
• 会社の信用を貶める虚偽の情報の書き込み
• 預り金の横領や備品の窃盗

就業規則違反が発覚したときに企業が取るべき対応

なぜ懲戒処分が必要なのか

非違行為があった場合になぜ懲戒処分が必要なのか、その理由は主に2つあります。

1つ目は、非違行為を行った従業員に対する制裁です。従業員に反省を促すとともに、今後の改善を促すために行います。2つ目は、企業内の風紀・秩序を維持するためです。問題社員が非違行為を行うことで社内の風紀が乱れ、他の従業員のモチベーションが低下します。

このような状況を放置すると、従業員の会社に対する忠誠心が低下し、社員の退職や掲示板・SNS等への書き込みを招き、優良な人材の確保が困難となります。こうした事態を避けるためにも、懲戒処分によって社内風紀を維持する必要があります。

事実関係の確認とヒアリングの注意点

従業員の非違行為を把握した場合であっても、懲戒事由に該当すれば、あらゆる懲戒処分を行えるわけではありません。非違行為の内容やその程度等に応じた、相当な処分でなければなりません。

使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。

労働契約法15条

そのため、非違行為を把握した場合は、急いで懲戒処分をするのではなく、まず直属の上司や同僚からの聴き取りを行い、その上で非違行為を行った従業員本人からも事情を聴き取ります。

注意点：聴き取りの際、長時間（1時間以上）・複数回・過度な発言に及ぶような場合には、パワハラに該当するおそれがあるため注意が必要です。あわせて、非違行為に関係する客観的な資料を収集し、事後的に非違行為を証明できるようにしておきましょう。

懲戒事由に該当するかの確認

懲戒処分を行うためには「客観的に合理的な理由」が必要となります（労働契約法15条）。この合理的な理由が認められるためには、労働者の行為が就業規則に規定された懲戒事由に該当することが必要です。

就業規則の懲戒事由は、個別の事由を列記した上で、様々な非違行為に対応できるよう、一般的・抽象的な規定（例：前各号に準ずる程度の行為を行ったとき等）を設けていることが多く見られます。しかし、労働者保護の観点から、懲戒事由の解釈は限定的に行われます。

そのため、懲戒事由該当性の判断に際しては、就業規則で懲戒事由を広範に規定していたとしても、非違行為の内容やその程度等の諸事情を踏まえて実質的に検討することが必要です。

処分後に判明した非違行為を懲戒理由にできる？

懲戒処分をした後に判明した非違行為を、懲戒事由として主張できるかが問題となることがあります。しかし、懲戒処分当時、企業が認識していなかった非違行為を、既に行った懲戒処分の理由とすることはできないとされています。

使用者が労働者に対して行う懲戒は、労働者の企業秩序違反行為を理由として、一種の秩序罰を課するものであるから、具体的な懲戒の適否は、その理由とされた非違行為との関係において判断されるべきものである。したがって、懲戒当時に使用者が認識していなかった非違行為は、特段の事情のない限り、当該懲戒の理由とされたものでないことが明らかであるから、その存在をもって当該懲戒の有効性を根拠付けることはできないものというべきである。

山口観光事件 最高裁第一小法廷 平成8年9月26日判決

なお、懲戒理由として告知されていなかった場合でも、企業が処分当時にその非違行為を認識しており、それが告知された非違行為と実質的に同一といえる場合や、同種・同類型で密接に関連するものと認められる場合には、当該懲戒処分の有効性を根拠付けることができるとされています（富士見交通事件 東京高裁 平成13年9月12日判決）。

懲戒解雇が有効となるための2つの要件

懲戒解雇とは

懲戒解雇は、懲戒処分の中で最も重い処分です。従業員が重大な非違行為を行った場合に、企業が従業員との雇用契約を一方的に終了させる処分をいいます。

懲戒解雇となれば、従業員としての立場を失うだけでなく、退職金の全部又は大部分が不支給となったり、会社都合離職となるため転職活動に支障が生じたりすることもあり、従業員に与える影響はとても大きいといえます。

①客観的合理性と②社会通念上の相当性

懲戒解雇が有効となるためには、①客観的に合理的な理由があり、②社会通念上相当であると認められる必要があります。この該当性の判断は慎重に行われ、余程のケースでない限り、懲戒解雇が有効となることはないといっても言い過ぎではありません。

懲戒解雇が有効となり得るケースとしては、以下のようなものが考えられます。

• 会社内において、窃盗・横領・傷害などの犯罪行為に及んだ場合
• 採用条件にもなった重要な経歴を詐称したこと
• 正当な理由なく無断欠勤を2週間以上繰り返し、出勤の要請にも応じないとき

以上はあくまでも一例にすぎません。実際の相談事例としては、無断欠勤・遅刻といった勤怠態度の悪さや、能力不足を理由とした解雇の可否に関する相談が圧倒的に多い印象です。

就業規則に抵触する非違行為それ自体に加えて、以下のような様々な事情を総合的に考慮しながら、懲戒解雇を行うかを慎重に検討する必要があります。

• 非違行為の内容やその結果が深刻なものか
• これまでの処分歴が多いのか
• 非違行為に及んだ動機は悪質か
• 反省はしているか
• 勤続歴や会社に対する貢献度はどの程度か

手続きの相当性（弁明の機会など）

解雇処分に付すことが客観的に合理的で相当であったとしても、解雇処分は従業員に対する不利益の程度が大きい重い処分であるため、処分にあたっては従業員本人との面談を行い、弁明の機会を与えなければなりません。

また、就業規則において、懲戒解雇を行う際に賞罰委員会等を開いた上でその意見を聴取しなければならないと規定されている場合など、就業規則に定められた手続きがある場合には、それを適切に履行する必要があります。

懲戒解雇に踏み切るまでのステップ

急いで解雇しない

懲戒解雇は労働者に多くの不利益を及ぼすため、その有効性判断のハードルはとても高いものです。懲戒解雇が無効となれば、企業は解決時までの給与相当額（バックペイ）、解決金、残業代などの経済的負担を強いられるほか、SNSや転職口コミサイト等を通じた社会的信用の低下を招くこともあります。

そのため、犯罪行為のような極端な事例を除き、従業員の非違行為があったとしても、かなり慎重な対応が必要となります。

まずは軽い処分から段階を踏む

無断欠勤や遅刻早退といった軽微な非違行為があった場合には、非違行為に及んだ理由を聴き取った上で、まずは厳重注意を行います。改善が見られない場合には、戒告等の懲戒処分を行い、段階を踏んで重い懲戒処分へと進めていきます。

これと並行して、定期的に従業員と面談を実施したり、社内研修を受講させたりするなど、従業員の課題解決に向き合う姿勢が大切です。

業務日報の活用

従業員の問題行為を改善させる有効な対応策として、業務日報の作成があります。特に、パフォーマンスが低い、クレームが多い、仕事をさぼる等の課題を持つ従業員については、能力不足の原因を発見し、課題を解決させる一助となります。

課題を抱える従業員は自身の問題に気付きにくい傾向がありますが、業務日報の作成を通じて自身の問題点・課題に直面することになり、解決に向けた意識を持つきっかけとなります。

注意点：従業員に30分又は1時間刻みの業務内容を記載してもらうだけでなく、直属の上司等、会社側のコメントも記載し、双方向のコミュニケーションを心がけましょう。コメントは感情的にならず、あくまで従業員の課題解決を目的としたものにすることが重要です。こうした取り組みは会社自身の課題解決にもつながるため、問題社員を解雇させるという結果ありきの業務日報の作成は避けるべきです。

退職勧奨という選択肢

あらゆる対応を尽くしてもなお改善の兆しがなければ、懲戒解雇の前に退職勧奨を検討します。以下のように、これまでの就労状況に変化が見られるタイミングに応じて、退職勧奨の面談を実施します。

• 有給休暇の取得頻度が多くなる
• 遅刻の頻度が多くなる
• 業務日報の内容が薄くなったり、提出自体されなくなる

面談時には、会社側の同席者が大人数にならないよう注意します。あまりに多人数となると、退職強要と受け取られるリスクがあります。退職勧奨はあくまでも従業員の自発的な意思による退職を促すものですから、解雇やクビといった言葉は控えます。従業員が面談時に秘密録音をしている可能性もあるため、発言には十分注意が必要です。

さらに、従業員が退職勧奨に応じやすくなるよう、退職金の上乗せや数か月分の給与相当額の支払いといったパッケージを用意しておくことも有用です。

退職合意書の作成

退職勧奨により従業員が退職の意思表示をした場合には、必ず退職合意書を作成します。退職合意書は、退職後に「解雇された」「退職を強要された」と訴えられるリスクを回避します。加えて、退職後の競業行為の制限や、顧客情報などの機密情報の持ち出し禁止を合意書に明記することで、会社の資産を守ることができます。

懲戒処分の種類一覧【比較表】

懲戒解雇以外にも、懲戒処分にはいくつかの種類があります。それぞれの内容と特徴を比較表にまとめました。

懲戒処分を選択する際のポイント

初回の非違行為で、それが軽微なものであれば、いきなり懲戒処分を選択するのではなく、口頭による厳重注意にとどめることも必要です。例えば、初めての無断欠勤や遅刻に対しては厳重注意にとどめ、従業員の改善を促すよう努めます。いきなり懲戒処分に及ぶと、かえって従業員の更生を阻害してしまうこともあります。

非違行為の内容だけでなく、その非違行為によって生じた結果の程度、これまでの処分歴の有無や回数、従業員の反省の有無等を踏まえて、懲戒処分を選択することが重要です。

よくある質問

Q1. 就業規則がない会社でも社員を解雇できますか？

就業規則が未整備であっても、直ちに解雇そのものができなくなるわけではありません。ただし、懲戒解雇を行うには、就業規則に懲戒事由と処分内容を明記し、従業員に周知しておくことが前提となります。就業規則が整備されていない場合は、普通解雇の可否も含めて慎重な検討が必要ですので、まずは弁護士にご相談ください。

Q2. 懲戒解雇と普通解雇はどう違うのですか？

懲戒解雇は、就業規則違反などの企業秩序違反行為に対する制裁として行う処分です。これに対して普通解雇は、能力不足や職務適性の欠如など、制裁を目的としない理由による労働契約の解消です。懲戒解雇は退職金の不支給を伴うことがあるなど従業員への影響が大きく、より厳格な要件が求められます。

Q3. 無断欠勤が続く社員はどのくらいで解雇できますか？

一律の基準はありませんが、正当な理由のない無断欠勤が2週間以上継続し、出勤の督促にも応じない場合には、懲戒解雇が有効と判断されやすい傾向にあります。ただし、欠勤に至った経緯や本人への連絡状況等の事情によって判断が左右されるため、個別の事情を踏まえた検討が必要です。

まとめ

就業規則は、策定さえしておけばあらゆるケースに対応できるほど万能なものではありません。しかし、就業規則の内容が不十分であれば適切な懲戒処分を行うことができないケースもあり、企業秩序の維持に支障が生じる事態も考えられます。また、就業規則は従業員の行動指針にもなり得るものですから、その内容を適宜見直した上で、しっかりと従業員に周知させる必要があります。