弁護士が相手方に文書を送る際によく利用する郵便方法が内容証明郵便です。
日常生活を送る上であまり聞きなれない内容証明について弁護士が解説します。
本記事を読んで分かること
- 内容証明とは何かわかる
- 内容証明のメリットや使用するシーン
- 内容証明の書き方や出し方
- 内容証明を送達できない場合の対応
内容証明とは
内容証明郵便とは、書面の内容、差出人、宛先、日付を日本郵便が証明するものです。
これを略して内容証明と呼ぶことがあります。
相手方に対して送付した文書の内容を事後的に証明する時に利用されます。
配達証明もセットで
内容証明だけでは、いつ届いたのかを証明することができません。
送付した内容だけでなく、相手方が文書を受け取った事実やその日時も証明したい場合には、配達証明もセットに内容証明郵便を利用することが通常です。
特定記録郵便との違い
内容証明郵便と似た郵便方法に「特定記録郵便」があります。
特定記録郵便は、ポスト投函により配達され、郵便物の配達記録が残ります。
他方で、内容証明郵便は、配達記録が残る点で共通しますが、ポスト投函ではなく手渡しで配達します。そのため、相手方が不在であれば、内容証明郵便は持ち帰りとなります。相手方が、保管期間までに再配達を依頼しなければ、内容証明郵便は差出人に戻ります。
内容証明のメリットは？
内容証明には、以下のメリットがあります。
- 意思表示をした事を事後的に証明する
- 相手方に対して心理的なプレッシャーを与える
意思表示を証明する
契約の取消し、クーリングオフ、時効の援用、遺留分侵害請求の意思表示などの通知をする場合、法律で定められた期限までに意思表示を行う必要があります。
相手方と紛争が生じた場合に、これらの意思表示をいつ発信して、いつ到達したのかを事後的に証明する必要が生じます。
単なる普通郵便では、意思表示の内容、意思表示の発進時と到達時を証明することができません。
そこで、意思表示の証拠を残すために内容証明を利用します。
心理的なプレッシャーを加える
内容証明を利用することで、相手方に心理的なプレッシャーを与えて、義務の履行を促します。
内容証明郵便は、日常生活を送る上で触れる機会のない特殊な郵便方法です。
このような特殊な郵便方法を利用した通知をすることで、差出人の本気度を相手方に伝えることができます。
さらに、内容証明の通知書の内容は、通常の通知書よりも厳しい文言が並び警告的な内容となっていることが多いです。
そのため、郵便方法と内容の厳格さにより、相手方に対して心理的プレッシャーを与え、義務の履行を促す効果が期待できます。
内容証明郵便を利用するケース
内容証明を利用する主たるケースは、以下のとおりです。
| 文書の種類 | 役割 |
| 弁護士の代理人の就任通知 | 差出人が本気度を示す |
| 消滅時効の援用 | 意思表示の内容と到達日を証明する |
| 遺留分侵害請求 | 意思表示の内容と到達日を証明する |
| 時効が迫った損害賠償や残業代の請求 | 意思表示の内容と到達日を証明する |
| 賃貸借契約の解除通知 | 意思表示の内容と到達日を証明する 差出人の本気度を示す |
| 未払代金の支払いを求める通知書 | 意思表示の内容と到達日を証明する 差出人の本気度を示す |
内容証明の利用は慎重に
内容証明郵便を利用するケースは限られています。
内容証明郵便は、通常の郵便方法よりも高額ですし、相手方に与える心理的な負担は大きくなります。
そのため、話し合いを基調とするような事案であれば、無闇に警告的な内容証明を利用することは控えるべきです。
また、内容証明を利用する事でかえって証拠の散逸や財産隠しを誘発するような場合にも控えるべきでしょう。
内容証明の書き方や内容
内容証明の文書には、字数や行数などの制約はありますが、内容それ自体について決まりはありません。
ただ、文書の内容を相手方に明確に伝えるため、以下の項目は記載するようにしましょう。
- 表題
- 日付
- 受取人の氏名と住所
- 差出人の氏名と住所
- 内容
代理人弁護士を選任している場合には、差出人の箇所に代理人弁護士の氏名や住所が記載されます。
表題については、特段の決まりはなく、文書の内容に沿ったもの(通知書・請求書等)を記載します。
内容証明の出し方
内容証明郵便の出し方には、郵便局の窓口で出す方法と電子内容郵便で出す方法があります。
郵便局の窓口で出す場合
窓口で出す場合には、あらかじめ内容証明郵便として出した文書を用意して、窓口まで持参する必要があります。
文書の字数
内容証明の文書には字数や行数に制限があります。
この制限から逸脱した文書は内容証明として発送することができません。
文書の字数や行数は以下のとおりです。
| 縦書き・横書き | 字数と行数 |
| 縦書きの場合 | ・1行20字以内、1枚26行以内 |
| 横書きの場合 | ・1行20字以内、1枚26行以内 ・1行13字以内、1枚40行以内 ・1行26字以内、1枚20行以 |
準備するもの
郵便窓口に持参するものは以下のとおりです。
持参前にしっかり確認する必要があります。
①送付する文書とこれと同じ内容の謄本2通
- 文書3通を準備する
- 文書の差出人名の隣に捺印をする
- 文書が2枚以上にわたる場合には、ホッチキス止めをした上で各ページの繋ぎ目に割り印(契印)を捺印する
②差出人と受取人の住所氏名を記載した封筒
③内容証明の郵便料金
郵便料金
郵便窓口で内容証明を出す場合の郵便料金は以下のとおりです。
• 基本料：84円
• 内容証明料：440円（2枚目以降1枚当たり260円）
• 書留料：435円
• 配達証明料：320円
電子内容証明で出す方法
電子内容証明(e内容証明)は、郵便窓口まで行かず、インターネットを通じて24時間発送できる内容証明です。
窓口発送よりも費用は安く、発送の手間が掛からないため、便利な方法です。
字数・行数の制限はない
電子内容証明の場合、窓口発送のように字数や行数の制約はありません。
しかし、電子内容証明の文書は、「 日本郵便指定のひな型（Wordファイル） 」を使用して作成する必要があります。
e内容証明の費用
電子内容証明を利用する場合の費用体系は以下のとおりとなります。一般的な利用ケースであれば、料金は1220円となります。
- 基本料：84円
- 電子郵便料：15円(2枚目以降5円加算)
- 内容証明料：382円（2枚目以降1枚当たり360円）
- 謄本送付料金：304円
- 書留料金：435円
- 配達証明：320円
発送方法
電子内容証明の発送方法は以下のとおりです。
①Webゆうびんの専用Webサイトに事前登録する
②専用サイトにログインして、文書をアップロードする
なお、文書ファイルが使用できない文字や所定の雛形とは異なる形式を使用している場合には、エラーが出ます。
③差出人および宛先の情報を入力する
④クレジットカード等で決済する
内容証明の送達できない場合
内容証明を送付したものの、不在、受取拒否、宛所不明を理由に返送されることがあります。
不在の場合
相手方が不在で、保管期間までに取りに来なかった場合には、内容証明は差出人に返送されます。
この場合には、内容証明を再送するか、特定記録郵便と内容証明を併用します。特定記録郵便は、ポスト投函であるため、配達状況を事後的に証明できます。内容証明の文書には、同一の内容の文書を特定記録郵便で送付した旨を付記しておくと良いでしょう。
受取拒否の場合
相手方が内容証明の受け取りを拒否する場合、その文書を受け取ることで文書の内容を了知することはできたはずです。
そのため、たとえ内容証明の配達ができていないとしても、相手方が受領を拒否したのであれば、その時点で意思表示は到達したものと判断されます。
宛所不明の場合
相手方の住所が異なる場合、弁護士を通じて相手方の現住所を調査します。
しかし、調査を尽くしても現住所が分からない場合には、裁判所に公示送達の申立てを行います。
公示送達の場合、実際に相手方に送達されなくても、裁判所の掲示板等に文書が掲示されることで、意思表示が到達したとみなされます。
弁護士に内容証明の依頼をするメリット
弁護士に依頼することで、専門的な文書の作成を法令に沿って作成し、その発送業務も一任することができます。
また、内容証明が返送された場合にも、弁護士であれば臨機応変な対応を行うことができます。
専門的な文書を作成できる
内容証明には、借入や遺留分の時効を止めたり、損害賠償を請求するケースで利用します。
義務を履行しない借主に対して、賃貸借契約を解除して退去を求めるケースでも内容証明を使用して強い意思を示すこともあります。
内容証明の文書の内容に法的な間違いがあると、差出人の期待する法的効果が生じない可能性があります。
また、相手方に対して間違ったメッセージを与えるリスクもあり、心理的なプレッシャーとはならず、かえって事案を複雑にさせる可能性もあります。
弁護士を代理人として発送できる
弁護士が代理人として内容証明を発送することで、相手方に対して強い心理的なプレッシャーを与えることができます。
内容証明という形式だけでも、相手方に対して、差出人の本気度を示すことを期待できます。
その上で、法律専門家である弁護士が代理人となっていることを示すことで、相手方は、いよいよ訴訟にまで発展することを覚悟するでしょう。
そのため、弁護士が代理人となる内容証明は、相手方に対する、より強い強いメッセージとなり、義務履行を促すことを期待できます。
内容証明の作成と送付は弁護士に相談を
内容証明は、義務の履行を促す効果があります。
しかし、一方で、誤った内容や不明瞭な内容を記載してしまうと、相手方に対して間違った意思表示となってしまいます。
そのため、内容証明の文書の作成と送付については、弁護士に依頼することをおすすめします。
初回相談30分を無料で実施しています。
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